Language Magazine: actualiteit en trends voor
taalwerkers
DITA: innovatie in de tekstfabriek (LM van 26 oktober 2005)
Op woensdag 2 en donderdag 3 november 2005 heeft in Frankfurt de "DITA Europe conference" plaats. Voor de organisatie werken twee partners samen: het Center for Information-Development Management (CIDM) en het Antwerpse Trisoft.
DITA staat voor Darwin Information Typing Architecture. Wat is DITA in lekentaal?
Basisterminologie
DITA is om te beginnen een oplossing voor wie veel informatie produceert. Informatie of kennis kunnen we in deze samenhang ook inhoud noemen. Wie zijn de mensen die veel inhoud produceren? Een technisch schrijver bijvoorbeeld die voor een fabrikant bedieningsinstructies moet schrijven bij een sorteermachine. Die bedieningsinstructies vormen de informatie, de kennis, de inhoud oftewel in het Engels de content.
Van een auteur die inhoud produceert (authoring), kunnen we ook zeggen dat hij of zij inhoud ontwikkelt. We kunnen hem of haar met een Nederlands woord een kennisontwikkelaar of een ontwikkelaar van inhoud noemen en met een Engels woord een content developer. Hij of zij doet aan inhoudsontwikkeling ofte content development.
De NV Tekstfabriek
Die inhoud (in ons voorbeeld de bedieningsinstructies) moet natuurlijk eerst geschreven worden (authoring) en vervolgens verspreid (publishing). Vroeger schreven we met een tekstverwerker en publiceerden we in (hand)boekvorm.
Maar tegenwoordig moet dezelfde inhoud beschikbaar gesteld worden in diverse vormen, via diverse dragers en kanalen (boek, cd-rom, handheld, intranet, helpfunctie van de machine zelf, papieren handleiding, opleidingsmateriaal voor nieuwe machinebedieners enz.) en in diverse formaten (html, pdf, grafisch bestandsformaat enz.) en steeds vaker ook in steeds meer talen én ook nog een keer voor diverse doelgroepen (beginnend machinebediener, onderhoudstechnicus, ervaren bediener enz).
Dat wordt algauw een ingewikkelde boel die je goed moet kunnen beheren. Want dat er morgen iets verandert aan die bedieningsinstructies, daar kan je geld op verwedden. Maar overmorgen (of liever nog morgen en waarom niet in real-time) moeten die wijzigingen beschikbaar zijn (via de diverse dragers en kanalen, in de diverse vormen en formaten, in de verschillende talen enz). En wat je vooral ook niet wil: gebruikers lastigvallen met informatie waar ze geen behoefte aan hebben.
Daarnaast maakt diezelfde fabrikant niet één sorteermachine, maar een heel assortiment grotere en kleinere sorteermachines die allemaal wel een beetje op elkaar lijken natuurlijk. Bovendien maakt diezelfde fabrikant ook nog verpakkingsmachines die de gesorteerde waar verpakken. De fabrikant werkt zo veel mogelijk met dezelfde onderdelen die hij voor zo veel mogelijk verschillende machines kan gebruiken. En hij exporteert al die machines naar klanten over heel de wereld die samen 18 verschillende talen spreken.
Door zo rationeel mogelijk identieke onderdelen maximaal te hergebruiken, bespaart de fabrikant aan alle kanten kosten.
Al de onderdelen liggen netjes per type opgeslagen in een centraal magazijn. Van daaruit worden de onderdelen toegeleverd aan de productieafdeling of een onderhoudstechnicus neemt er mee naar de klant voor een reparatie. En af en toe komt de leverancier langs, met nieuwe onderdelen of met verbeterde onderdelen ter vervanging van oude onderdelen.
De producent van sorteer- en verpakkingsmachines is ook een tekstfabriek. En net als de sorteermachines bestaan ook zijn teksten uit onderdelen. Sommige onderdelen beschrijven wat de machinebediener moet doen. Andere onderdelen beschrijven hoe de machinebediener dat dan moet doen. Verschillende types van onderdelen dus. Bij voorkeur per type opgeslagen in een centraal magazijn.
CMS
Wat je dus nodig hebt, is een goed systeem om al die inhoud ofte kennis ofte informatie goed te beheren. Al was het maar om te vermijden dat je voor elke machine opnieuw dezelfde instructie moet herformuleren. Een goed kennisbeheersysteem dus. Een goed content management system ofte CMS dus. Met een goed systeem kan je ook makkelijker bestaande inhoud opsporen en terugvinden, zelfs in een ogenschijnlijk onoverzichtelijke berg informatie. En daarmee kan je dan weer nieuwe inhoud creëren.
Een interessant aspect van een CMS is dat de inhoud gescheiden is van de vormgeving en de structuur. Concreet: de persoon die de bedieningsinstructies schrijft, hoeft zich eigenlijk niets aan te trekken van de vorm die aan die instructies zal worden gegeven op het intranet of op papier of ...). De vormgeving wordt apart vastgelegd, bijvoorbeeld met tekenprogramma's in templates, stylesheets of stijlbladen enz.
Nog een interessant aspect van een goed CMS is wat men 'single sourcing' noemt. De single sourcing idee is krachtig in zijn eenvoud: hou alle inhoud streng bijeen in één enkele centrale bron (single source). Dat heeft op zijn minst twee aanzienlijke voordelen. Eén: je kan de inhoud makkelijker hergebruiken. Twee: je kan vanuit een centrale bron via heel veel diverse kanalen publiceren (multi-channel publishing). Hoe eenvoudig de single sourcing idee ook mag lijken, voor veel organisaties is het een geweldige opgave om alleen nog maar informatie te centraliseren in die ene centrale bron. Daar komen vaak heel andere aspecten bij kijken dan louter technologische.
Xml
Om inhoud (documentatie, informatie, kennis) op te schrijven zonder te hoeven denken aan de vorm, aan de drager, aan het bestandsformaat, aan de kanalen ... is een eenvoudig en soepel tekstformaat ontwikkeld: xml. Xml staat voor Extensible Markup Language (XML). Alle inhoud slaan we dus op in xml.
Het is ook logisch dat we alle inhoud centraal opslaan. Het voordeel is dan dat, als je iets verandert aan de centrale inhoud, de veranderingen ook meteen (min of meer automatisch) decentraal doorgevoerd kunnen worden via de verschillende kanalen, in de verschillende vormen en formaten en op de diverse dragers (handleiding, helpfunctie op de machine zelf, opleidingsmateriaal enz.).
Even recapituleren
We willen herbruikbare stukken tekst makkelijk kunnen terugvinden en hergebruiken in verschillende vormen.
Als we een stuk tekst centraal aanpassen, betekent dat dat hetzelfde stuk overal decentraal aangepast wordt.
We scheiden de inhoud van de vorm.
Van maatwerk naar standaardisering
Al het voorgaande mag dan wel logisch lijken, in veel organisaties is de berg informatie zo'n immense onoverzichtelijke hoop geworden dat alleen een hele goede informatiearchitect nog de bomen door het bos kan zien.
De oplossing die de informatiearchitect dan moet bedenken, bestaat meestal uit een structuur, een conceptuele structuur, een architectuur dus waarin de mensen makkelijker precies de inhoud terugvinden die ze nodig hebben (om een nieuwe bedieningsinstructie te schrijven, om een aangepaste instructie in alle 18 talen vertaald te krijgen enz.). Dat is makkelijker gezegd dan gedaan. En vaak het wiel en het warm water heruitgevonden.
Maar nu is er DITA. Meer >>
Reageer U kunt uw reactie aan dit artikel toevoegen.
|
|
|
|
|